会社で仕事をしていると、日々何らかの会議をするでしょう。
ただ何となくだらだらと行って、何も決まらずに時間だけが過ぎて行く、といった経験をしたことがあるのではないでしょうか。
そうした無意味な会議を避けるためにも、テーマと時間を決めておき、出席メンバーを厳選し、運営者が的確に進行していく必要があります。

テーマと時間を決めておく

会議とは、ただ集まって話をするためにあるものではありません。
明確な目的に従って、一定のテーマを設定し、それについて何らかの意思決定をするために行うものです。
また、参加者はそれぞれ日々の自分の業務で忙しく、その中で時間を割いて会議をするわけです。
とすれば、だらだら無制限に行っていては、業務に支障が出てしまいます。
必ず時間を区切って、その中で決めるという覚悟で臨むべきです。

例えば、年度末になり人事評価の時期が近づいて来たら、いずれ評価会議を行わなければなりません。
そこで、現場の1次評価が適切かを判断するという目的を明確にし、2次評価を行うというテーマを設定します。
そして、来週末の金曜日、午後4時から6時の2時間かけて行うというように、実施する時間を確定しておきます。
このように、テーマと時間を予めはっきりさせておくことが、効率的な会議運営に欠かせません。

出席メンバーを厳選する

テーマを決めておいたら、それに基づき出席メンバーを厳選します。
そのテーマに関係ない人をメンバーに選んでも、そもそも問題意識を共有できません。
そのため、適切な発言も期待できず、ただ悪戯に時間を浪費するだけになってしまいます。
これでは、会議にも支障をきたし、その関係ない人にとっても業務を妨げられることになってしまいます。
効率的で有意義に会議を運営するためにも、テーマに沿って出席メンバーを的確に選ばなければならないのです。

上記の例で言うと、人事評価は通常、現場の課長クラスが部下の1次評価を行います。
そのうえで、それが妥当かどうかを判断するために、部長クラスが2次評価を行います。小さい会社であれば、役員も参加するケースがあります。
いずれにせよ、こうした2次評価を行うというのが、上記の例でのテーマです。
となると、出席メンバーとして相応しいのは、部長クラスや役員ということになります。

会議運営者が的確に進行する

テーマと時間を決定し、出席メンバーを厳選しても、運営する責任者の進行が不適切だと、非効率な会議になってしまいます。
何をどこまで議論していて、どの程度話がまとまっているのか、本当に時間内に終わるのかなど、先が見えない会議になり、時間と労力の無駄に終わりかねません。
そうならないためにも、会議運営者が進行の仕方に習熟し、的確に議論をリードしていく必要があります。
日頃から会議進行のノウハウの蓄積に努め、目の前の会議の運営をシミュレーションしつつ、効率的な会議運営を心がけるべきです。

例えば、人事部門の評価担当職員が、評価会議を運営する責任者だとします。
とすれば、その職員は、評価会議の運営マニュアルを読み込んだり、これまでの先輩のやり方を参考にしたりして、議事進行のノウハウを日頃から蓄積しておくべきです。
そのうえで、次回に迫った評価会議についても、どんな順番でどのように進めていくか、誰にどのタイミングで話を振るかなど、事前準備を入念に行っておく必要があります。
また会議が終わったら、出席メンバーから意見を聴いたり、自分自身で振り返ったりして、改善点を明確にし、それもノウハウに生かします。
こうして議事進行のスキルアップを図っていくことで、会議を効率的に運営できるようになるでしょう。