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「確認」と「活用」が効率的な資料作成のカギ!「無駄のない資料作成の方法」

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仕事をするうえで資料を作成する場合があるでしょう。
その際、最初に目的とアウトプットのイメージ、提出期限を確認しましょう。
また途中で適宜上司に報告し、了承を得ながら進めるべきです。
さらに過去の事例や業務マニュアルなどがあれば、ぜひ参考にしましょう。
こうすることで、資料を効率的に作成することが可能になります。



目的・アウトプット・期限の確認

仕事をしていると、上司から資料の作成を命じられることがあるでしょう。
ともすると、何も考えずに作ろうとしてしまうかもしれません。
しかしその結果、上司から命じられた内容とはかけ離れ、提出期限にも間に合わず、ひどく怒られるというように、致命的な失敗につながる恐れがあります。
それを避けるためにも、最初の段階で、何のために作成するのか、アウトプットのイメージはどのようなものか、いつまでに提出しなければならないか、最低でもこの3つは確認しておきましょう。

例えば、上司からある報告書の作成をするように言われたとしましょう。
その場合、まず何のための報告書なのかを確認し、「クライアントに対し、人事制度がどの程度機能しているかの調査結果を報告するものだ」などと把握しておきます。
またアウトプットのイメージを聞いて、「概要と詳細に分けて、20ページほどにまとめる」などと確認します。
さらに提出期限について、「クライアント向けには2週間後、内部の最終チェックは今週中」などと把握しておきます。
こうした重要事項を最初に確認しておくと、途中で迷って訳がわからなくなることもなく、効率的に作業を進められます。

途中で適宜報告する

上記のように基本事項を確認したうえで、実際の資料作成作業にとりかかります。
ただその際に、最後まで一気に完成させてから報告するのは、やや危険があります。
上司と自分との間で、コミュニケーションがうまく取れておらず、目的やアウトプットのイメージに誤解が生じ、上司の意図とは違った資料を作ってしまう恐れがあるのです。
また途中でそうした目的やアウトプットのイメージが変わった場合に、それを汲み取れないままになってしまうという問題もあります。
これらを防ぐためにも、作業の途中で適宜報告し、このまま進めてよいのか確認していく必要があります。

上記の報告書の例で言うと、内部の最終チェックが今週中だとしても、今週末にいきなり完成品を上司に提出するのは危険です。
とりあえず1日目に概要部分を作成し、その段階で上司に見てもらうべきです。
そこで了承が得られれば、そのまま作業を進めます。仮に「もう少しここをこうした方がいい」などのアドバイスがあれば、それに従い修正します。
こうすることで、作業の大幅なやり直しをせずに済み、仕事が効率的に進みます。

過去の事例や業務マニュアルなどを参考にする

上記のように作業を進めるにあたって、自分なりに考えながらすることは大切です。
しかし、提出期限が決まっており、しかもそれが差し迫っている場合などは、ゼロから資料を作り始めるのは非効率です。
過去に同様の資料を作成したケースがあれば、そうした事例を参考にしない手はありません。
また組織体制がしっかりした会社なら、資料作成を含む業務マニュアルも整備されている可能性が高いでしょう。
さらに、その作業を経験したことのある先輩や同僚などもいるかもしれません。
こうした過去の蓄積事例や業務マニュアル、職場の経験者の話を参考にしながら、限られた時間の中で効率的に資料を作成していく必要があります。

先の報告書の例で言えば、当該クライアントと既に取引関係があれば、過去に類似の報告書を作成している可能性が高いでしょう。
また前任者から引き継いだのであれば、その人から話を聞けるはずです。
仮にそれらに頼れなくても、社内にある他のクライアント向けの報告書などが、1つの参考になります。
さらに資料作成を含む業務マニュアルがあれば、それも生かせます。
これらをフルに活用しながら、提出期限までに効率的に資料を作成しましょう。

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