日本の多くの会議では「会議の目的が曖昧」「会議時間が長い」「結論が出ない」という結果になっている会議が多くあります。
中でも「会議時間が長い」という不満は、サラリーマンの方であれば一度は感じたことのある事ではないでしょうか。
外国のビジネスマンの多くは、日本人は打ち合わせが多く打ち合わせ時間が長いと感じています。
日本人の几帳面な性質が、ビジネス面においては、打ち合わせが多いというマイナスな印象を与えています。
今回は、多くのサラリーマンが感じている「会議時間が長い」という事に関して、会議を短く仕切るためのポイントをお伝えします。

コスト意識を持つ

先ず、効率的な会議を行うためには進行役であるあなたがコスト意識を持つ必要があります。
会議の目的の一つに、「何かを決定する事」があります。何かを決定する場合、所要時間は短い程良い事は明らかです。
コスト面から見た場合、会議は短ければ短いほどコストを抑えることができ、その効果が大きくなると言えます。
仮に、参加者が２０人の会議が予定より３０分長くなった場合、延べ３０分×２０人＝６００分の時間（この場合はコスト）が余計に発生した事になります。会議を１分でも短くしてコストを抑えるというコスト意識を持つことが会議効率化への第一歩となります。

レジュメを用意する

次のポイントは、会議には必ずレジュメ（式次第）を準備する事です。レジュメには、会議名、議題、資料名を記載しますが、会議を短くするために一番重要な事は、議題の横にその議題の予定時間を記載する事です。レジュメを用意する事で、会議参加者に会議全体の内容を伝えると共に、各々の議題で何分議論をするのかという議題単位での所要時間を意識させる事ができます。会議の全体内容を伝え、時間配分を会議参加者に意識させる事が重要となります。
終わり（所要時間）が見えない打ち合わせを避けるためにもレジュメは必ず準備しましょう。

経過時間を意識させる

三つ目のポイントは、参加者に会議の経過時間を意識させる事です。そのために、時計のある部屋で会議を行う事が重要です。
時計で経過時間を参加者全員で共有する事で、進行役は時間経過で会議をコントロールすることができます。
また、参加者が経過時間を意識する事で、予定の時間配分をオーバーした場合、司会者が上手く議題をまとめに入ることができない場合でも参加者の内の一人が「時間を過ぎているから結論を出そう」など、進行の手助けをしてくれるなど、会議進行の助けとなる場合があります。
パーティションで区切られた会議スペースなど、備え付けの時計が無い場合、卓上の置き時計を持参して持っていくなど、常に参加者に時間を意識させる工夫が必要です。
また、会議の冒頭に進行役が「本日の会議ですが、２時間を予定しておりますので、ご協力お願いします。」など、会議予定時間を意思表示する事も重要です。自分で発言することで、進行役が時間を意識するとともに、参加者も時間内に終わらせるという司会者の意思を感じ、会議に積極的に参加する動機づけにもなります。

まとめ

会議を短く終わらせるためのポイントは以下の通りです。
・会議は短い程良いというコスト意識を持つ
・レジュメを用意し、時間配分を参加者に意識させる。
・時計が参加者が確認できるようにし、時間経過を意識させる。
・予定時間を司会者の口から伝え、会議を短く終わらせる意思表示をする。
以上の事を心掛け、実践することで、会議時間は短くすることができます。
会議の進行役を担う場合は、”会議は短い程良い”という認識を持ち、効率的な会議運営を目指してみてはいかがでしょうか。
そうすれば、周りの方や上司からも一目置かれる存在となることでしょう。