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PlusNews(プラスニュース)

たかが伝言メモされど伝言メモ、伝言メモで差をつけましょう

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不在の上司あてに電話がかかってきて伝言を頼まれました。

貴方はどうしますか?

最低でもメモはとると思いますが、その伝言メモに「できる社員か否か」が現れます。

伝言メモを書くときのポイントをまとめました。



最低限の記入事項は忘れずに

どこの・誰・連絡先

どなたからの電話なのか、会社名(社外の人からの場合)・部署名・名前を書きます。

相手の電話番号や内線番号も忘れずに確認して書きましょう。

要望

電話を受けた時に「○○は不在にしておりますが、いかがいたしますか?」と質問します。

「折り返し電話が欲しい」、「メールを送信しておくので読んでおいて欲しい」と、不在ならばどうして欲しいのかは場合によって違うので、相手の要望を確認して書きましょう。

日時

電話を受けた日付・時間を記入しておきます。

同じ人から何回も同じ用件で電話がかかってきた場合は、一枚のメモ用紙に電話のあった時間をまとめて書きます。

こうしておけば一枚のメモを見ただけで、同じ人から何回も電話がかかってきたことが分かります。

ここまでは最低限ですので、出来ても普通の社員です。

何時までに連絡が取れないと困るのかを確認

要望事項のタイムリミットを確認します。

自席に戻った上司はタイムリミットが書いてある伝言メモを見て、仕事の優先順位をつけることができます。

会議が長引いて要望時間までに上司から電話ができない場合などは、自分が相手の方に電話をして会議が長引いていることを伝えましょう。

緊急事態の場合は、会議室に行って上司に連絡することも必要です。

メモは手渡しする

伝言メモを不在の上司の机にポイッと置いておく人が多いのですが、紛失や書類の影に隠れてしまうことも考えられます。

可能な限り伝言メモは直接手渡しをして、確実に伝えることが大切です。

ねぎらいの言葉を添える

メモの最後には「企画会議お疲れ様でした」など、ねぎらいの言葉を添えましょう。

忙しい時こそ小さなねぎらいの言葉が身に沁みるものです。

以上の伝言メモのポイントは、会社の上司だけでなく同僚や部下、家庭内での伝言でも同じです。

受け取った相手が貴方の伝言メモを読んで、すぐにアクションできるようなメモを心がければよいのです。

伝言メモに込められた貴方の気配りは、きっと相手に伝わるはずですよ。

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